Nhiều DN vẫn đang vướng mắc trong việc triển khai hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua – người bán hàng? Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu, chữ ký?
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
Quy định của pháp luật về việc hóa đơn điện tử có phải đóng dấu không?
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“ Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính ”
Căn cứ các quy định nêu trên:
- Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.
- Hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản giao nhận hàng hóa,
+ Biên nhận thanh toán,
+ Phiếu thu,...
- Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Thứ hai, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để sử dụng có hợp lý
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để sử dụng hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, khi thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện sau:
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh được toàn vẹn nội dụng của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận là được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Đồng thời, phải có chữ lý, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh được nguồn gốc xuất sứ của hàng hóa theo quy định của khoản 2, 3, 4 Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và cần có chữ ký của người đại diện theo quy định pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Hơn nữa, người bán/người mua được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Với điều kiện và nguyên tắc trên, theo Tổng cục Thuế trường hợp khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy đáp ứng cac điều kiện chuyển đổi theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/32011 thì tổ chức tín duụng thực hiện cấp tín dụng cho khách hàng theo quy định.
Tóm lại: Hóa đơn điện tử không cần thiết phải có đóng dấu và chữ kí của bên mua và bên bán trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện để in và phát hành hóa đơn không chữ kí, đóng dấu. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn có dấu và chữ kí thì trên hóa đơn điện tử phải có dấu và chữ kí điện tử.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
Quy định của pháp luật về việc hóa đơn điện tử có phải đóng dấu không?
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“ Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính ”
Căn cứ các quy định nêu trên:
- Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.
- Hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản giao nhận hàng hóa,
+ Biên nhận thanh toán,
+ Phiếu thu,...
- Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Thứ hai, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để sử dụng có hợp lý
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để sử dụng hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, khi thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện sau:
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh được toàn vẹn nội dụng của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận là được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Đồng thời, phải có chữ lý, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh được nguồn gốc xuất sứ của hàng hóa theo quy định của khoản 2, 3, 4 Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và cần có chữ ký của người đại diện theo quy định pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Hơn nữa, người bán/người mua được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Với điều kiện và nguyên tắc trên, theo Tổng cục Thuế trường hợp khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy đáp ứng cac điều kiện chuyển đổi theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/32011 thì tổ chức tín duụng thực hiện cấp tín dụng cho khách hàng theo quy định.
Tóm lại: Hóa đơn điện tử không cần thiết phải có đóng dấu và chữ kí của bên mua và bên bán trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện để in và phát hành hóa đơn không chữ kí, đóng dấu. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn có dấu và chữ kí thì trên hóa đơn điện tử phải có dấu và chữ kí điện tử.