10 "tuyệt kỹ" cực hữu ích cho Gmail

Nếu như sử dụng Gmail là công việc hằng ngày của bạn thì bạn không thể bỏ qua 10 "tuyệt chiêu" sau đây.


1. Hệ thống phím tắt


Bạn đã từng mong muốn chỉ với vài phím bấm là có thể thực hiện mọi thao tác trên Gmail? Thực sự thì mong ước đó chẳng xa xôi gì khi chính Gmail đã tích hợp một hệ thống phím tắt khá phong phú từ việc chọn-xóa địa chỉ liên lạc cho đến việc mở thư nháp. Tất cả phim tắt của Gmail có thể tham khảo tại link sau.

2. "Undo" một bức thư vừa gởi đi

Thỉnh thoảng bạn vẫn "vô tình" bấm nút Send đột ngột và bạn hoảng loạn thực sự? Nhưng bạn hãy an tâm vì điều đó có thể được giải quyết chỉ với vài thao tác đơn giản.

Đầu tiên bạn vào phần Cài đặt (Setting), sau đó chọn thẻ Lab và bật (enable) chức năng Hoàn tác Gửi (Undo Send). Sau khi đã lưu thay đổi này. Bạn có thể kiểm chứng bằng việc viết một email cho một địa nào đó, sau nhấn Gửi (Send). Như thông lệ bạn sẽ thấy hiển thị một khung màu vàng với dòng chữ "Thư của bạn đã được gửi đi" thì bây giờ cạnh bên sẽ xuất hiện lựa chọn là Hoàn tác (Undo), bạn chỉ việc bấm vào và thư của bạn sẽ chuyển về lại trạng thái soạn thảo.

Lưu ý là hộp thoại chỉ hiển thị trong vòng 10 giây và sau đó thì "vô phương cứu chữa"
3. Chỉ tìm kiếm mail chứa tệp đính kèm (attachment)

Bạn đang bối rối khi phải tìm 1 tệp đính kèm nào đó mà chẳng nhớ chúng nằm trong email nào trong hàng trăm email ở inbox. Bạn chỉ việc thêm đoạn "has:attachment" sau từ khóa của bạn. Lúc này Gmail sẽ chỉ hiển thị những mail có chứa tệp đính kém, như vậy việc tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng hơn là "bơi" trong đống thư ấy.

4. Trả lời mail với câu trả lời soạn trước

Bạn xác định rằng mình đã mệt mỏi với việc cứ viết đi viết lại 1 (vài) email với nội dung tương tự nhau? Hãy rút ngắn thời gian với việc bật chế độ Câu trả lời soạn trước (Canned responses) theo cách như sau.

Bạn cũng vào thể Lab trong phần Cài đặt (Setting) sau đó bật (enable) chức năng Câu trả lời Soạn trước (Canned Responses) là Lưu thay đổi.

Lúc này, khi soạn thảo một email mới, ở góc phải bên dưới cạnh biểu tượng thùng rác có một mũi tên, khi bấm vài đó bạn sẽ thấy dòng Câu trả lời soạn trước. Bạn hãy bắt đầu thêm những dòng (đoạn) email theo mẫu mà bạn thường xuyên sử dụng và lưu vào đó. Lần sau khi soạn email mới bạn chỉ vì vào đó và "triệu hồi" chúng ra mà thôi.

5. Duyệt mail nhanh hơn



Nếu khu vực bạn làm việc đường truyền internet bỗng nhiên bị giảm tốc đột ngột và bạn thì đang cần kiểm tra thư gấp. Hãy sử dụng phiên bản cơ bản (basic) của hộp thư Gmail bằng cách truy cập đường link:mail.google.com/?ui=html. Khi đó phiên bản đơn giản của Gmail sẽ được mở ra mà không tải những đoạn Java Script giúp tốc độ nhanh hơn.

Tuy nhiên khi ở chế độ cơ bản này, một số chức năng của phiên bản đầy đủ sẽ mất đi, nhưng thay vào đó bạn sẽ có một tốc độc duyệt mail tuyệt vời.

6. "Chấm" và "Cộng" trong địa chỉ mail

Dịch vụ Gmail đôi khi cung cấp những chức năng mà bạn khó mà nghĩ đến, dấu chấm và dấu cộng trong địa chỉ gmail là một ví dụ:

Khi bạn thêm (hoặc bớt) dấu chấm vào email của bạn, ví dụ địa chỉ email của bạn là:ten.cuaban@gmail.com thì bạn có thể viết cho bạn bè mình thành: tencuaban, ten.cua.ban hayt.e.n.c.u.a.b.a.n@gmail.com đều không thành vấn đề và tất cả những email gửi đến các địa chỉ trên thì đều gửi về hộp thư chính của bạn. Lợi ích của việc này sẽ được nêu ở phần "dấu cộng".

Tương tự như ở trên nhưng đối với dấu cộng "+" thì có khác đôi chút. Nghĩa là khi bạn thêm dấu cộng và một vài từ bất kỳ sau tên email của bạn (ví dụ: tencuaban+newsletter@gmail.com haytencuaban+forum@gmail.com) thì mọi email đều gửi về hộp thư chính của bạn cả.

Google xem dấu chấm và dấu cộng như một điểm mù, nhưng điểm mù này không hề vô nghĩa khi bạn sẽ có hàng loạt email mới cho những công việc khác nhau như tencuaban+newsletter dùng để đăng ký thư thông báo hay tencuaban+forum để nhận thông tin từ các forum. Sau đó, bạn chỉ việc vào hộp thư gmail và lọc (filter) chúng lại theo địa chỉ nhận thư để quản lý email dễ dàng hơn.

7. Thêm hoặc nhập chung các dạng hộp thư đến

Từ 05/2013, Gmail đã cập nhật phiên bản mới và giờ đây bạn có đến 3 hộp thư đến nhỏ: Chính (Primary), Xã hội (Social) và Quảng cáo (Promotions). Nếu bạn không thích với cách chia này, bạn có thể "hợp nhất" chúng lại thành một như trước đây theo các bước sau:

Bạn nhấn vào dấu cộng cạnh thẻ Quảng cáo trong hộp thư đến, sau đó khung điều chỉnh sẽ hiện ra và bạn chỉ việc bỏ chọn Xã hội và Quảng cáo để thống nhất thành một hộp thư đến như trước hay chọn thêm Nội dung cập nhật và Diễn đàn để mở thêm 2 hộp thư đến phụ nữa.

8. Thêm số thư chưa đọc cạnh biểu tượng Gmail trên tab trình duyệt

Nếu bạn là một "tab lover" nghĩa là một người mở hàng đống tab trên trình duyệt mình và không biết được khi nào có thư mới gởi đến. Bạn tiếp tục vào thẻ Lab trong phần Cài đặt, bật chức năng Biểu tượng thư chưa đọc (Unread Message icon) và lưu thay đổi. Lúc này bên cạnh icon Gmail trên tab trình duyệt của bạn sẽ xuất hiện một con số, đó là số thư chưa đọc trong hộp thư của bạn.

9. "Ngôi sao quyền lực"

Nếu bạn sử dụng Gmail thường xuyên chắc hẳn bạn sẽ không lạ lẫm gì với việc chọn ngôi sao vàng cho những thư quan trọng của mình. Tuy nhiên, Gmail còn mở rộng cho bạn hệ thống "sao" với nhiều màu vá các biểu tượng khác giúp bạn có thể sắp xếp hộp thư của mình với việc đánh dấu email một cách đa dạng hơn.

Để thêm những màu sắc khác, bạn vào Cài đặt sau đó ở phần Dấu sao, bạn kéo-thả những màu sắc cũng như biểu tượng yêu thích và Lưu thay đổi. Bây giờ, khi bạn "sao" một mail nào đó, hãy bấm nhiều lần, bạn sẽ thay đổi chúng với nhiều màu sắc khác nhau.

10. Thay đổi chủ đề (theme) tùy ý



Có những việc tưởng chừng đơn giản thể nhưng bạn lại ít khi để ý đến, đổi theme mad-by-me cho hộp thư của mình chẳng hạn. Bấm vào biểu tượng Cài đặt và chọn dòng Chủ đề. Sau đó ở phần Chủ đề tùy chỉnh (Custom Theme), bạn chọn Sáng tùy chỉnh (Light) hoặc Tối tùy chỉnh (Dark) để lựa chọn màu font chữ chủ đạo của hộp thư. Sau đó bạn có thể tha hồ chọn những bức ảnh ưng ý là tải lên trong mục Tải ảnh lên hay chọn những bức ảnh có sẵn trong tài khoản Google+ ở mục Ảnh của tôi.

mấy cái này hầu như mình không sử dụng mấy