Công việc và kỹ năng cần có của người quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc, nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và các nguồn tài nguyên. Do đó, người quản lý dự án đóng vai trò hết sức quan trọng cho thành công của mỗi dự án. Sau đây, chúng tôi xin nêu ra những công việc, kỹ năng, kiến thức và phẩm chất mà người quản lý dự án cần có.

Công việc của người quản lý dự án
Một quản lý dự án (Project manager) hiệu quả là người luôn tạo ra điều kiện làm việc cho đội dự án, truyền cảm hứng làm việc cho các thành viên đội dự án:

• biết và sử dụng quyền hạn của mình;
• ngăn ngừa và giải quyết thành công các vấn đề trong nội bộ đội dự án hoặc từ các bên liên quan dự án;
• tiến hành phân tích sau dự án và rút ra bài học sau mỗi dự án nhằm mục đích áp dụng cho lần sau trong các dự án mới;
• đảm bảo phân công đúng vai trò và trách nhiệm giữa các thành viên trong đội dự án;
• lập kế hoạch dự án (trong các dự án lớn cần quản lý quá trình lập kế hoạch dự án bằng cách thu hút nguồn nhân lực từ các bộ phận chức năng khác);
• theo dõi dự án;
• theo dõi sự phát triển của quản lý dự án, phát hiện các phương pháp tiếp cận mới và triển khai vào thực tế công ty cụ thể;
• quản lý mức độ ưu tiên trong dự án bằng cách phát hiện và quản lý các rủi ro dự án một cách thường xuyên;
• thu hút đơn vị đặt hàng tham gia tích cực vào dự án và đảm bảo mức độ tham gia cần thiết của bên đó;
• khuyến khích và hoan nghênh việc kịp thời làm rõ các bất đồng trong dự án nhằm mục đích ngăn ngừa việc trì hoãn đưa ra quyết định về các vấn đề quan trọng của dự án;
• tập hợp và cung cấp thông tin về quá trình thực hiện dự án của các thành viên đội dự án;
• tiến hành kiểm soát thay đổi trong dự án;
• quản lý dự án thúc đẩy mối quan hệ tốt trong công việc giữa các thành viên đội dự án;
• thành công của dự án phụ thuộc phần lớn vào phẩm chất lãnh đạo của người quản lý dự án.

Phẩm chất cá nhân
Những phẩm chất cần có của người quản lý dự án:

• khả năng giao tiếp, kết nối liên lạc;
• chủ động, sáng tạo, lôi cuốn, nhiệt huyết, khả năng tạo động lực;
• khả năng thiết lập quan hệ, tính cởi mở;
• nhạy bén, tự kiểm soát, sẵn sàng chịu trách nhiệm, thẳng thắn;
• khả năng giải quyết xung đột, văn hóa tranh luận, công tâm trong giải quyết vấn đề;
• khả năng tìm ra giải pháp, tư duy hệ thống;
• trung thành, đoàn kết, sẵn sàng giúp đỡ;
• khả năng lãnh đạo.

Những kỹ năng cần có của người quản lý dự án
Ngày nay, có nhiều tranh luận về những kỹ năng công nghệ mà người quản lý dự án cần có. Thông thường, các doanh nghiệp thường giao vai trò quản lý dự án cho chính các chuyên gia kỹ thuật. Và điều này không tệ.

Câu hỏi đặt ra là, những kỹ năng công nghệ có đủ để quản lý dự án hiệu quả hay không?

Tất nhiên, các kỹ thuật viên am hiểu hơn về đặc thù trong phạm vi dự án, nhưng liệu họ có phải là người giao tiếp tốt, biết cách tổ chức và đàm phán hiệu quả hay không?

Người quản lý dự án cần hội tụ kỹ năng công nghệ và các kỹ năng ở trên.

Thành công dự án phụ thuộc rất nhiều vào việc truyền thông “chính xác” và kịp thời với các bên liên quan, kỹ năng đàm phàn với những thành viên khác nhau của dự án, mong muốn và kỹ năng linh hoạt và kỹ năng quản lý những bất đồng.

Các chuyên gia công nghệ tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh kỹ thuật, không phải là các khía cạnh tổ chức của dự án.

Theo kết quả nghiên cứu của TomDe Marco, thành công của dự án chịu sự tác động lớn từ các vấn đề không mang tính “kỹ thuật”, mà mang tính “xã hội” mà người quản lý dự án cần giải quyết.

Trong các vấn đề kỹ thuật, người quản lý dự án luôn trông cậy vào chuyên gia công nghệ, nhưng chuyên gia công nghệ có thể giải quyết được các vấn đề liên quan đến “yếu tố con người” hay không thì lại là vấn đề khác.

Mức độ giao tiếp hiệu quả là một trong những tố chất quan trọng nhất đối người quản lý dự án. Thành công của dự án phụ thuộc vào việc thông tin dự án sẽ được cung cấp kịp thời ra sao, với chất lượng như thế nào và cho ai.

Như vậy, sự kết hợp giữa các kỹ năng công nghệ cùng với khả năng giao tiếp hiệu quả và tìm ra phương án thỏa hiệp trong các tính huống có vấn đề là những tố chất quan trọng nhất đối với người quản lý dự án.

Bản chất của thuật ngữ “kỹ năng”
Kỹ năng là những gì mà một người thực hiện thuần thục và dẫn đến thực hiện một hay một chuỗi hành động nào đó một cách tự động. Khi nói về các kỹ năng của một cá nhân, thì có nghĩa là đang làm nổi bật về một hành động này hoặc hành động khác mà đạt đến sự hoàn thiện bằng cách đã thực hiện hành động đó nhiều lần trong quá khứ.

Khả năng khác với kỹ năng là ở chỗ, một cá nhân đã nắm vững hành động nào đó và có thể thực hiện nó nhờ vào những phẩm chất cụ thể.

Những kỹ năng cơ bản quan trọng cần có của người quản lý dự án:

• kỹ năng giao tiếp.
• kỹ năng làm việc theo nhóm.
• kỹ năng lập kế hoạch.
• kỹ năng giải quyết xung đột.

Ngoài các kỹ năng kể trên, cần có yêu cầu về kiến thức của người quản lý dự án:

• quản lý chung.
• tiêu chuẩn quản lý dự án.
• phạm vi chức năng và đặc thù của dự án.

Chức năng quan trọng của người quản lý dự án

Các chức năng quan trọng của người quản lý dự án bao gồm:

1. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án. Những vấn đề phát sinh do nhóm dự án, cũng như phát sinh khi quản lý các bên liên quan đến dự án.

2. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án đối với toàn bộ thành viên tham gia dự án.

3. Soạn thảo, phê duyệt và cập nhật kịp thời kế hoạch dự án.

4. Theo dõi quá trình thực hiện dự án, dự đoán các sai lệch và đưa ra các biện pháp kịp thời để khắc phục.

5. Điều phối liên hệ giữa tất cả những người tham gia dự án và các bên liên quan dự án.

6. Kiểm soát các thay đổi trong dự án.

7. Tiến hành phân tích hiệu quả các giai đoạn của dự án và tiến hành phân tích sau dự án.

Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm cuối cùng của dự án và quản lý trực tiếp dự án.