Dự phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện - Training tháng 10

ilovesummer · 18/10/2012

● Cảm giác “căng như dây đàn” khi tổ chức Event vì rủi ro có thể xảy đế bất cứ khi nào và phá hủy nguyên cả chương trình dày công tạo dựng.
● Còn thiếu kinh nghiệm để lường trước các rủi ro có thể xảy đến trong mỗi Event
Hãy cùng gặp lại diễn giả đã từng chia sẻ về đề tài “Lập kế hoạch trong tổ chức sự kiện” tại buổi training tháng 10 Dự phòng & xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện do Chương trình F-Academy trực thuộc CLB tổ chức sự kiện F-Event (www.f-event.com.vn) tổ chức.

Chương trình nằm trong Dự án đào tạo 1000 chuyên viên tổ chức sự kiện tại Việt Nam do F-Academy thực hiện trong năm 2012.

Thông tin cơ bản:
● Thời gian: 8h30 đến 17h thứ 7 ngày 27/10/2012 (học 2 buổi, có nghỉ trưa)
● Địa điểm: Lầu 3 – Tòa nhà Resco Tower – 94-96 Nguyễn Du, P. Bến Nghé, Q.1

Đối tượng tham dự:
- Giám đốc các công ty tổ chức sự kiện
- Event Manager, người quản lý dự án tại các công ty
- Nhân viên tổ chức sự kiện tại agency hoặc nội bộ, người làm PR, marketing... tại các doanh nghiệp

Diễn giả chương trình:
Ông Đào Duy Thiện Bảo - Giám đốc điều hành và Quan hệ khách hàng khu vực Đông Nam Á - Công ty tổ chức sự kiện FirstPlan Media
● Đã từng làm việc tại Lasta Group, Thanhnien Entertainment, Vietba Group, và là trợ lý đạo diễn trong các sự kiện lớn tại VN và quốc tế.
● Có hơn 10 năm kinh nghiệm ở tất cả các thể loại Event từ tổ chức biểu diễn đến thi hoa hậu, từ động thổ khánh thành đến launch sản phẩm, từ roadshow, activation...
● Một số chương trình tiêu biểu đã làm: Gala Diner Hoa hậu trái đất, đón 90 hoa hậu thế giới đến VN đấu giá vật phẩm từ thiện, Tổ chức Chuỗi Chương trình Lễ hội bia Sài Gòn, Chuỗi Chương trình khánh thành 8 nhà máy bia Sài Gòn trên toàn quốc, đón chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm và trao huân chương hạng Ba, tổ chức chương trình Duyên dáng Việt Nam 18 tại Singapore và Duyên dáng Việt Nam 20 tại Anh, giải Golf Báo Công An, Cuộc thi Hoa hậu miền Trung 2012, Teambuilding cho Tập đoàn P&G... và có một tinh thần chia sẻ win-win.

Những gì anh chị sẽ có được sau buổi training:
● Nhận dạng các dạng rủi ro thường gặp trong Event và kinh nghiệm khắc phục. Cách thức xây dựng một Plan B mang tính thực tế cao
- Rủi ro về pháp lý, thủ tục giấy tờ
- Rủi ro về an toàn, an ninh trật tự
- Rủi ro từ người tham dự
- Rủi ro từ nhà cung cấp và các đối tác
- Rủi ro từ truyền thông, báo đài
● Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học ngắn hạn do F-Academy cấp
● Cơ hội bốc thăm những món quà không đụng hàng mang dấu ấn riêng của F-Event

Lich trình buổi training:
● 08h00 - 08h30: Đón khách
● 08h30 - 08h45: Học viên chia sẻ tình huống rủi ro mình đã từng gặp
● 08h45 - 09h45: Phần training quản lý rủi ro của BCV
● 09h45 - 10h15: Networking break
● 10h15 - 12h00: Phần training quản lý rủi ro của BCV
● 12h00 - 13h00: Ăn trưa tự do
● 13h00 - 15h00: Coaching làm kế hoạch quản lý rủi ro cho 1 Event
● 15h00 - 15h15: Networking break
● 15h15 - 16h45: Thuyết trình & chấm điểm
● 16h45 - 16h55: Phát giấy chứng nhận hoàn thành khóa học
● 16h50 - 17h00: Bốc thăm trúng thưởng
● 17h00: Tiễn khách

Làm sao để tham gia: Liên hệ số điện thoại 0903 313 987 hoặc click vào đây

tochuc663 · 14/1/2013

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động to chuc su kien khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại.

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. To chuc su kien là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị.

To chuc su kien là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. To chuc su kien phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.

Hãy xem việc To chuc su kien là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể.

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. To chuc su kien không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện.

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng.

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

tochuc663 · 15/1/2013

Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những kỹ năng to chuc su kiencần thiết của những người làm công việc to chuc su kien.

“Ý tưởng là ưu tiên số 1″ – đó là khẳng định của những ai làm cho công ty sự kiện. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng.
Muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức?
Áp lực công việc
Người to chuc su kien không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách… mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Chị Trang – một nhân viên của một công ty to chuc su kien đã chia sẻ: ”Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0″.

Bên cạnh đó, người làm event còn là “đi trước về sau”. Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại “chiến trường” thu gom những cái “sáng tạo” của mọi người. Làm to chuc su kien đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình.

Là một công việc khá vất vả và đòi hỏi người làm sự kiện phải có những kỹ năng to chuc su kiennhất định, tuy nhiên không thể phủ nhận đây là một công việc hết sức thú vị và ngày càng được nhiều bạn trẻ yêu thích.

Dự phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện - Training tháng 10

ilovesummer

Thành viên

〈 Học Toeic ở đâu tốt và rẻ nhất TpHCM

Sinh viên Việt thật hữu ích khi được giao tiếp với 100% Người bản ngữ 〉

tochuc663

Thành viên

tochuc663

Thành viên

Chủ đề liên quan